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中国航天科技集团公司总部网上报销系统从提出需求、到流程梳理、方案设计、系统开发、环境配置、软件测评，在经过 了近2个月的试运行后正式上线。网上报销系统的上线标志着集团公司总部财务信息化建设又向前迈出了坚实的一步，有力地推动了集团公司总部财务管理水平的提升。
一、总部网上报销系统上线的背景
在实施网上报销系统前，总部的报销业务全部采用手工方式，基本流程是：业务部门填写纸质单据，经部门领导审批后将单据传递到财务部门，经会计审核、登记相关预算经费本后，由出纳完成支付。手工方式在业务量小、预算经费管理简单、人员充裕、对财务信息时效性要求不高的情况下，基本能够满足工作要求，但承受着总部业务量的剧增、经费管理的趋向复杂、对财务管理精细化的要求不断提高，手工方式的缺陷日益凸显。
（一）各业务部门内部审批流程难以固化，给财务部门的审核带来难度，同时也不利于业务部门的经费管理。通常情况下，总部每个部门都有归口管理的预算项目经费，不同的项目经费往往具有不同的审批流程，对一顶具体业务而言，业务部门首先要明确这个业务发生的费用对应哪个预算项目，然后再按照预算项目的审批流程完成相关的业务审批。采用纸面审批方式，需要每个员工熟知该单据需要审批到哪一层次，而瞒天过海凤有系统的流程管理，在审核时财务人员必须花费大量的精力对流程进行复核，并且仍然存在出错的可能性。
（二）单据填写不规范，使得信息质量成本巨大且难以保证预算管理和会计核算的准确性。在手工方式下由于报销单据中存在大量的管理信息，以及计算过程，这些信息涉及很多专业数据，如项目、合同等，单据的填写往往非常随意，缺乏规范性，不同的单据对同一个预算项目往往有不同的写法，因此错误几率很高，并需要财务人员耗费大量的时间去核实数据并更正，使财务人员难以正确地归集费用进行会计核算。
（三）审核与记账脱节，财务信息的时效性差，不能满足管理要求。由于报销业务量大，单据审核工作量繁重，经审核后的财务信息往往难以及时反映到财务系统，日常预算执行控制是通过定期手工统计各业务部门的预算经费本实现的，而不能从财务系统中随时得到，这种审核与记账脱节且相对滞后的预算控制手段难以适应预算管理的要求。
针对手工方式难以适应集团公司总部财务管理要求，2006年集团公司财务部提出了建设总部网上报销系统。网上报销模式和传统报销模式相比，最为重要的变化是实现了整个报销流程的E化，并打通了集团公司总部财务信息传递过程中的断档，通过对员工提单、领导审批、财务审核三个环节的E化，达到了全面提升集团公司总部财务运作效率的目的。经过前期大量坚实细致的需要调研，紧张有效的系统开发，历经2年，总部网上报销系统终于2008年1月20日正式上线。
二、总部网上报销系统的基本情况
（一）网上报销系统的开发要求与目标
总部网上报销系统是以电子化、信息化、自动化为手段，彻底改变手工方式下的低效杂乱状况，实现单据填写的规范化、业务审批的流程化、财务审核的透明化，以全面提升财务信息质量，使财务信息准确、完整和及时地作用于管理。网上报销系统同时要与预算管理系统、财务核算系统、网络银行等系统互联互通。这不仅是对传统的工作方式的重大变革，也为集团公司总部打造了一个新的财务服务平台。
（二）网上报销系统的技术特点
1、可扩展性：网上报销系统实现了与总部网上办公系统的完全兼容，而且通过其扩展模块实现了和多个财务帐套、网络银行系统的对接，为网上报销系统与其他财务应用系统保留了接口，具备了充分的可扩展性。
2、安全性：网上报销系统通过物理数字证书认证的方式对用户登录进行控制，这使得系统的安全性能够得到充分的保障。
3、B/S架构：网上报销系统采用B/S架构实现，员工仅需要使用浏览器上网即可进入系统完成业务。
4、流程透明：网上报销系统可以将每个单据的流程清晰的进行展示，使得从员工到领导到财务均可以透明清晰的看到单据的状况。
（三）网上报销系统的基本功能
总部网上报销系统的功能主要体现在预算管理与控制、报销业务处理、部门查询、个人事务查询以及公共交流平台等8方面。
1、预算管理与控制
主要包括：预算项目的增减、预算指标初始值的设定、预算指标值的调整、与预算项目对应的经费审批流程的设定、预算执行情况预警、预算项目超支流程自动不予通过等预算控制设置。
2、报销业务处理
主要包括：员工网上填写提交单据（系统共设置了借款申请单、经费报销单、差旅报销单、还款单、收支申请单、出国借款单、出国报销单等7种单据，基本涵盖了集团公司所有报销业务。）单据按照事先设定的流程自动流转至会计审核节点、会计对单据进行同意或退回处理、对限额支票借款及出国换汇借款的处理、对统一支付类结算的处理、出纳对各类支付方式的处理、自动导出无币化报销信息等。
3、部门查询
主要包括：部门所有预算项目查询，可以清晰的反映部门各预算项目的初始额度、已完成额度、占用额度以及预算的执行率；还可以灵活设置权限，使具有不同权限的人只能对权限内的预算项目进行查询；支持穿透查询功能，也即能够人最上级预算项目经过每一个下级预算项目追溯查询到具体的报销单据。
4、个人事务查询
主要包括：个人借款查询、个人报销单据查询、个人报销入卡金额查询以及工资查询；个人对单据的查询不仅能够看到报销事由、金额等常规信息，还能够掌握单据在整个流程节点中的位置和状态。
5、基础信息配置
主要包括：对系统数据字典的配置、对出差补助等标准及汇率的维护、对会计核算科目对应规则的维护等。
6、生成凭证
主要包括：将已经审核通过的单据自动生成凭证、查询已经生产和尚未生成的单据、根据每张单据上的扫描条码即时找到账务系统中对应的记账凭证。
7、补录业务
主要包括：对紧急事项的事后补录处理。
8、公共交流平台
主要包括：理财工具介绍、有关规章制度发布等。
三、网上报销系统的创新之处
在总部网上报销系统中，员工填写单据更为简便和轻松，最大程度减少员工填写的内容。各级领导通过网络审批单据及时主动，而且可以根据各部门的管理需求，灵活定义审批工作流程，使会计审核环节不需再投入过多的精力检查审批流程是否合规。由于设置了全程预警的预算管理模式，使经费预算从业务发生时就得到控制。系统可以按预设的多种模式进行查询，同时财务部门从审核、结算到付款的各个流程均透明地展示在员工面前。
集团公司总部网上报销系统不但较好地解决了手工方式下的诸多缺陷，而且还具有以下创新之处：
（一）通过接口可以将网上报销系统中的账务数据传送到账务核算系统中，自动生成记账凭证，确保了财务信息的及时性和完整性，同时也大大减轻财务人员工作量。
（二）可以获取准确的付款信息，通过对这些信息的批量处理可以轻松的生成网络银行所需要的接口文件，传递到网络银行中去，使员工及时取得报销款，提高员工的满意度。
（三）涵盖收款业务，将集团公司总部凡是涉及到银行存款及现金收支的业务全部纳入到此系统，银行存款变化的信息从业务源头就可采集到。
网上报销系统规范了总部管理流程，提高了总部财务管理的精细化水平；提高了总部报销业务的工作效率，有效地解决了以往业务人员排除等候报销的状况，整个业务周期大为缩短；有效地促进了财务业务的集成化、一体化，夯实了财务数据的业务基础，提高了财务信息的准确性。
四、总部网上报销系统开发的体会
（一）领导重视，强力推进，在资源上给予足够的支持是系统开发成功的首要保障。集团公司党组成员吴艳华总会计师对网上报销系统开发高度重视，多次听取开发小组的汇报，指出网上报销系统建设是提高集团公司总部财务管理水平，提升集团公司形象的契机，也是总部在财务信息化方面牵引全系统的一项重要工作，提出了总部网上报销系统开发的总体要求。集团公司杨海成总工程师多次亲临开发现场指导，在开发思路、开发商协调等方面给予了大力支持。
（二）总部与开发商共同明确需求是系统成功的基础前提。明确需求是信息化建设的首要环节，明确需求的过程是供需双方沟通交互的过程，需求只有在经过反复的沟通交流、大量细致入微的工作之后才能加以明确，同时需求是动态变化的，系统设计要为以后可能的升级完善保留充分的余地，具备良好的兼容性，能够实现承受需应变。
（三）总部各业务部门及不同开发商之间的大力协同为系统成功提供了坚实的技术基础。集团公司总部网上报销系统体系结构复杂，涉及流程梳理、预算管理、账务系统等多个系统。总部各业务部门在需求调研、梳理流程、部署实施等方面给予了大力支持，为网上报销系统的开发奠定了坚实的业务基础。集团公司根据业务专长和技术实力，选择神舟软件公司作为系统开发的主提供商，同时选择由浪潮软件公司负责网上报销系统与账务系统接口的开发工作。在系统的开发过程中，神舟软件公司与浪潮公司紧密配合、大力协同较好地完成了系统的开发任务，确保了系统的按时上线。
目前，集团公司总部网上报销系统已进入到向系统内成员单位推广的阶段，各成员单位对网上的报销系统的上线积极踊跃。一方面，集团公司财务信息化经过一期、二期的建设，为网上报销系统在系统内成员单位的推广奠定了坚实的基础；另一方面，也反映出总部网上报销系统是切合实际、满足需求、具备推广价值的成功的财务信息化实践。网上报销系统既是总部数字化、智能化财务的一次实践，也是集团总部办公网络协同功能的“化蝶式”提升。信息化建设永无止境，新的需求必将不断涌现，总部网上报销系统也必将以需求为指针，不断的升级完善，更好地为总部员工服务，成为集团公司迈向国际一流宇航公司的一个成功注解。
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